POLITECHNIKA WARSZAWSKA

Zarządzenie nr 1

Rektora Politechniki Warszawskiej
z dnia 15 stycznia 2003 r.

w sprawie instrukcji przetwarzania danych osobowych w Politechnice Warszawskiej.

  Na podstawie § 52 poz. k) i l) Statutu PW, w związku z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.), zarządza się co następuje:

§ 1

  1. Wprowadza się "Instrukcję przetwarzania danych osobowych w Politechnice Warszawskiej", zwaną dalej Instrukcją, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.
  2. Instrukcję stosuje się do przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych Uczelni w zakresie nie uregulowanym w odrębnych przepisach.

§ 2

Za zgodne z Instrukcją przetwarzanie danych osobowych, w odniesieniu do podporządkowanych jednostek organizacyjnych i w zakresie swych kompetencji, odpowiedzialni są:

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

REKTOR

prof. dr hab. Stanisław Mańkowski

Załącznik do Zarządzenia nr 1
Rektora PW z dnia 15 .01. 2003 r.

Instrukcja
przetwarzania danych osobowych
w Politechnice Warszawskiej

I. Zasady ogólne

  1. Przetwarzanie danych osobowych w Politechnice Warszawskiej, zwanej dalej "Uczelnią", odbywa się zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.), zwaną dalej "Ustawą", z uwzględnieniem art. 117a ust. 4 Ustawy o szkolnictwie wyższym z dnia 12 września 1990 r. (Dz. U. Nr 65, poz. 385, z późn. zm.).
  2. W uczelni są przetwarzane (zbierane, utrwalane, przechowywane, opracowywane, zmieniane, udostępniane i usuwane) dane osobowe pracowników, kandydatów na studia, studentów i absolwentów. Dane osobowe przetwarza się wyłącznie dla oznaczonych celów związanych z działalnością Uczelni.
  3. Każda osoba, której dane są przetwarzane w Uczelni, ma do nich swobodny dostęp w trybie art. 33 Ustawy.
  4. Dane osobowe są przetwarzane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nie uprawnionych. Wszystkie osoby mające dostęp do danych osobowych, a zwłaszcza uczestniczące w ich przetwarzaniu, zobowiązane są do zachowania tych danych w tajemnicy, także po ustaniu stosunku pracy z Uczelnią.
  5. Kierownicy wszystkich jednostek Uczelni, w których są przetwarzane dane osobowe, zapewniają środki techniczne umożliwiające dostęp do danych jedynie osobom uprawnionym. Pomieszczenia, w których są przechowywane i opracowywane dane osobowe (oraz meble biurowe służące do przechowywania danych) są wyposażone w odpowiednie zamki z kluczami, którymi dysponują jedynie osoby uprawnione.
  6. Systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych odpowiadają warunkom podanym w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 1998 r., Nr 80, poz. 521, z późn. zm.).
  7. Jeśli zachodzi potrzeba tworzenia zbiorów danych dotyczących osób innych, niż wymienione w p. 2 (np. osób korzystających z systemu bibliotecznego Uczelni, uczestniczących w pracach zlecanych przez Uczelnię, autorów publikacji wydawanych w Uczelni itp.), takie zbiory danych osobowych poddawane są rejestracji zgodnie z Rozdziałem 6 Ustawy. Przetwarzanie danych z tych zbiorów odbywa się zgodnie z Ustawą, co zapewnia kierownik jednostki, w której utworzono zbiór.

II. Przetwarzanie danych osobowych pracowników Uczelni

  1. Dane osobowe aktualnych pracowników Uczelni są przetwarzane w Biurze Spraw Osobowych i Szkolenia Zawodowego, które udostępnia dane przełożonym pracownika oraz właściwym organom Uczelni, a także - decyzją Rektora - innym uprawnionym instytucjom (w szczególności sądom, policji, prokuraturze i organom kontrolującym) na ich pisemny, uzasadniony wniosek, chyba, że właściwe przepisy określają inny tryb.
  2. Dane osobowe byłych pracowników Uczelni są przetwarzane w Archiwum Szkoły, zgodnie z odrębnymi przepisami o działalności archiwalnej (ustawa z dnia 14 lipca 1983 r., Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.). Dane osobowe żyjących byłych pracowników są udostępniane organom Uczelni, a także uprawnionym instytucjom w trybie podanym w p. 1. Dane osobowe byłych pracowników są udostępniane także rodzinie, historykom i biografom za zgodą Rektora.
  3. Jednostki organizacyjne Uczelni przetwarzają dane osobowe swych pracowników w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowej działalności jednostki.
  4. Dane osobowe pracownika są udostępniane publicznie (np. na tablicy ogłoszeń, w składzie osobowym lub w internecie) jedynie w zakresie:
    1. stopni naukowych i stanowiska, miejsca zatrudnienia i funkcji pełnionych w uczelni,
    2. zajęć dydaktycznych (w stosunku do nauczycieli akademickich),
    3. sprawy kandydowania w wyborach do organów Uczelni, niezbędnych do tego informacji (w szczególności życiorysu w brzmieniu ustalonym przez kandydata) i wyników wyborów,
    4. odznaczeń, nagród i wyróżnień (bez wskazania kwot pieniężnych).
  5. Wysokość wynagrodzenia pracownika dostępna jest, poza upoważnionym personelem służb finansowych i kadrowych Uczelni, dla wszystkich przełożonych pracownika, a w przypadku wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło lub umowy-zlecenia - ponadto dla kierującego daną pracą.
  6. Informacje o bieżących przychodach pracownika (tzw. "paski" listy płac) i roczne rozliczenia przychodów (PIT-y) są wydawane do rąk własnych zainteresowanemu pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej bezpośrednio przez upoważniony personel Działu Rachuby, albo za pośrednictwem przełożonego pracownika lub osoby przez niego upoważnionej.
  7. Propozycje dotyczące indywidualnych regulacji płac kierowane do Rektora są dostępne, oprócz personelu przygotowującemu technicznie listę regulacji, dla wszystkich przełożonych pracownika.
  8. Zarządy związków zawodowych działających w Uczelni mogą, do celów analitycznych i studyjnych, uzyskiwać w administracji Uczelni informacje o zarobkach pracowników w formie anonimowej (tylko stanowiska, bez nazwisk), uniemożliwiającej określenie tożsamości pracowników.
  9. Biuro Spraw Osobowych i Szkolenia Zawodowego udostępnia dane osobowe pracownika zarządowi związku zawodowego, jeśli związek ten zostanie wskazany przez pracownika jako jego rzecznik. Na udostępnienie informacji o wysokości wynagrodzenia pracownik wyraża odrębnie zgodę na piśmie.
  10. Kierownik każdej jednostki organizacyjnej Uczelni informuje podległych sobie pracowników o przysługujących im prawach do kontroli przetwarzania ich danych osobowych, w trybie Rozdziału 4 Ustawy.

III. Przetwarzanie danych osobowych studentów Uczelni

  1. Dane osobowe studentów Uczelni są przetwarzane w Biurze Spraw Studenckich i Nauczania oraz w Dziale Ewidencji Studentów, które udostępniają dane właściwym organom Uczelni (w szczególności dziekanowi lub kierownikowi jednostki pozawydziałowej), a także - decyzją Rektora - innym uprawnionym instytucjom (w szczególności sądom, policji, prokuraturze i organom kontrolnym) na ich pisemny, uzasadniony wniosek, chyba, że właściwe przepisy określają inny tryb.
  2. W jednostkach Uczelni prowadzących działalność dydaktyczną przetwarza się dane osobowe studentów w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego toku studiów.
  3. Informacji o danych osobowych studentów udziela się w dziekanacie lub sekretariacie równoważnej jednostki Uczelni tylko w odpowiedzi na pisemne zapytania upoważnionych organów Uczelni, a decyzją dziekana także innym uprawnionym instytucjom (w szczególności sądom, policji, prokuraturze i organom kontrolnym) na ich pisemny, uzasadniony wniosek, chyba, że właściwe przepisy określają inny tryb.
  4. Wszyscy pracownicy mający dostęp do indeksów i protokołów egzaminacyjnych (w szczególności nauczyciele akademiccy oraz personel dziekanatów i sekretariatów jednostek pozawydziałowych) są zobowiązani do odpowiedniego zabezpieczenia tych dokumenntów przed osobami trzecimi.
  5. Dziekan wydziału lub kierownik równorzędnej jednostki Uczelni informuje studentów o przysługujących im, zgodnie z Rozdziałem 4 Ustawy, prawach do kontroli przetwarzania ich danych osobowych.
  6. Postanowienia p. 1 - 6 stosuje się odpowiednio do słuchaczy studiów doktoranckich, studiów podyplomowych i kursów specjalistycznych organizowanych przez Uczelnię.

IV. Przetwarzanie danych osobowych kandydatów na studia

  1. Dane osobowe kandydatów na studia przetwarzane są w Biurze ds. Promocji, Informacji i Rekrutacji.
  2. W kwestionariuszu - podaniu, składanym przez kandydata ubiegającego się o przyjęcie na studia umieszcza się informację o celu zbierania danych osobowych i o ich późniejszym przetwarzaniu, łącznie z umieszczeniem danych na liście zawierającej wyniki rekrutacji. Kandydat podpisuje odpowiednie oświadczenie zawierające jego zgodę na przetwarzanie w Uczelni jego danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji toku studiów. Informację o uprawnieniach kandydatów, zgodnie z Rozdziałem 4 Ustawy, umieszcza się w widocznym miejscu na tablicach informacyjnych dotyczących rekrutacji.
  3. Wyniki rekrutacji ogłasza się na listach zawierających imiona, nazwiska i numery kandydatów. Informacji telefonicznych i za pomocą poczty elektronicznej o wynikach rekrutacji udziela się po podaniu nazwiska, numeru kandydata oraz jego numeru PESEL.

V. Przetwarzanie danych osobowych absolwentów Uczelni

  1. Dane osobowe absolwentów są przetwarzane w Dziale Ewidencji Studentów, zgodnie z przepisami o działalności archiwalnej (ustawa z dnia 14 lipca 1983 r., Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.).
  2. Dział Ewidencji Studentów udostępnia dane dotyczące osób żyjących w trybie podanym w p. III.1.
  3. Dane osobowe studentów przetwarzane w jednostkach Uczelni prowadzących działalność dydaktyczną (w szczególności w dziekanatach i sekretariatach jednostek równorzędnych) po ukończeniu bądź przerwaniu studiów są przekazywane do Działu Ewidencji Studentów w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami.
  4. W jednostkach Uczelni prowadzących działalność dydaktyczną są przechowywane wykazy wyników nauczania studentów. W tych danych studenci są identyfikowani jedynie imieniem, nazwiskiem i numerem albumu.
  5. Dane osobowe studentów, przetwarzane w jednostkach Uczelni prowadzących działalność dydaktyczną, są - poza wymienionymi w p. 3 i 4 - usuwane po zakończeniu studiów, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.
  6. Postanowienia p. 1 - 4 stosuje się odpowiednio do osób, które przerwały studia przed uzyskaniem dyplomu Uczelni. Postanowienia p. 5 stosuje się do tych osób po formalnym przerwaniu ich studiów przez skreślenie z listy studentów.