POLITECHNIKA WARSZAWSKA

Zarządzenie nr 18

Rektora Politechniki Warszawskiej
z dnia 9 września 1999 r.

zmieniające zarządzenie nr 45 Rektora PW z dnia 29 listopada 1995 r. w sprawie archiwowania akt w Politechnice Warszawskiej

Na podstawie § 52 pkt l i q Statutu PW, ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. nr 38, poz. 173), Rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 41 poz. 216), Rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (Dz.U. nr 41 poz. 218) oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. nr 121 poz. 591) zarządza się, co następuje:

§1

W załączniku do zarządzenia nr 45 Rektora PW z dnia 29 listopada 1995 r. w sprawie archiwowania akt w Politechnice Warszawskiej wprowadza się następujące zmiany:

  1. w pkt II w ust. 4 pkt 2 otrzymuje brzmienie:
    "2) dokumenty poszczególnych spraw układa się chronologicznie poczynając od dokumentu wywołującego sprawę /system książkowy/, natomiast akta kat. A winny być przesznurowane i ponumerowane a na ostatniej stronie wpisana łączna ilość kartek."

  2. w pkt IV ust. l otrzymuje brzmienie:
    "l. Archiwum PW udostępnia akta jednostkom na podstawie "karty udostępnienia akt" - PW -A/16.06.87 - podpisanej przez kierownika jednostki natomiast udostępnienie akt przez osobę obcą może być dokonane tylko za zgodą Rektora PW.

  3. Po pkt IV dodaje się pkt V, VI, VII w brzmieniu:

V Zakres działania archiwum uczelnianego

  1. Do zasadniczych zadań archiwum należy:
    a) Udostępnienie akt osobom upoważnionym.
    b) Przyjmowanie akt z jednostek organizacyjnych po upływie ustalonego okresu przechowywania zgodnie z instrukcją archiwalną.
    c) Właściwe przechowywanie, zabezpieczenie przyjętych akt oraz prowadzenie ewidencji.
    d) Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad ich aktami.
    e) Inicjowanie brakowania akt kat. B po uprzednim uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego.

VI Obowiązki kierownika archiwum

Kierownik Archiwum podlega bezpośrednio kierownikowi Działu Administracyjno-Gospodarczemu i jest odpowiedzialny za właściwe i zgodne z przepisami prowadzenie Archiwum Szkoły /w oparciu o Statut, organizację i zakres działania Szkoły oraz istniejące przepisy archiwalne - kancelaryjne/. Do jego obowiązkównależy:
a) Nadzór nad:

* Prawidłowym przejmowaniem akt z poszczególnych komórek organizacyjnych.
* Właściwym przechowywaniem i zabezpieczaniem akt
* Udostępnianiem, wypożyczaniem, porządkowaniem i brakowaniemakt
* Prowadzeniem ewidencji zgromadzonych w archiwum akt
 b) Sporządzanie sprawozdawczości rocznej z działalności Archiwum Szkoły obejmującej:
* Ilość materiałów archiwalnych przyjętych przez archiwum z poszczególnych komórek organizacyjnych
* Ilość materiałów udostępnionych i wypożyczonych
* Ilość materiałów archiwalnych wybrakowanych i przekazanych na makulaturę
* Ilość opracowanych materiałów
 c) Sporządzanie rocznego planu pracy Archiwum Szkoły
d) Organizowanie prawidłowej selekcji materiałów manipulacyjnych oznaczonych symbolem Bc.
e) Zabezpieczanie tajemnicy i służbowej w zakresie materiałów archiwalnych przechowywanych w Archiwum Szkoły.
f) Instruktaż i przeszkolenie wstępne na stanowisku pracy w zakresie przepisów BHP i p.poż.
g) Utrzymywanie stałych kontaktów z Archiwum Państwowym nadzorującym Archiwum Politechniki Warszawskiej.
h) Wykonywanie innych czynności i zadań zleconych przez Kierownika Działu.

VII Lokal i urządzanie archiwum uczelnianego

  1. Lokal archiwum uczelnianego powinien składać się z:
    a) z pokoju biurowego
    b) magazynu na akta i makulaturę
    c) czytelni lub innego pomieszczenia na udostępnianie i opracowanie akt na miejscu.

  2. Lokal archiwum powinien być suchy, widny, mieścić się na parterze, posiadać mocne drzwi i zamki, okratowane okna, krytą instalację elektryczną, odpowiednią ilość kontrolowanych gaśnic i dobrą wentylację.

  3. Pokój biurowy archiwum powinien posiadać biurka, krzesła, maszynę do pisania, kserograf, komputer, szafę zamykaną na klucz w której przechowuje się korespondencję archiwum.

  4. Magazyn archiwum powinien być na tyle obszerny, aby mógł pomieścić wszystkie zakwalifikowane do przechowywania akta Uczelni.

  5. Do wyposażenia archiwum należą: regały metalowe, drabinki do regałów oraz przyrządy do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza.

  6. Prawo wstępu do magazynu archiwum uczelnianego mają jedynie pracownicy tam zatrudnieni i ich przełożeni oraz przedstawiciele organów kontrolnych za okazaniem upoważnienia.

  7. W magazynie archiwum nie wolno ustawiać pieców żelaznych i grzejników elektrycznych, zakazane jest palenie tytoniu i używanie świec.

  8. Okna w magazynie archiwalnym powinny być zasłonięte lnianymi zasłonami, żaluzjami lub wertikalami.

  9. Po zakończeniupracy lokal archiwum zamyka się i opieczętowuje pieczęcią do plasteliny lub plombownicą.

  10. Rzeczowy wykaz akt /z podziałem na klasy i kategorie/ otrzymuje brzmienie jak w niniejszym zarządzeniu:

Wykaz akt Politechniki Warszawskiej

Podział na klasy

0    ZARZĄDZANIE
00    Organy PW
01    Struktura
02    Plany i sprawozdania
03    Obsługa prawna
04    Informacja o działalności
05    Obieg dokumentów
06    Kontrola
07    Informatyka
1    KADRY
10    Ogólne zasady pracy i płac
11    Fundusz płac i etaty
12    Zatrudnienie
13    Szkolenie
14    Dyscyplina pracy
15    Inne sprawy osobowe
2    ŚRODKI RZECZOWE
20    Przepisy
21    Inwestycje i remonty
22    Administracja nieruchomościami
23    Gospodarka narzędziowa
24    Gospodarka materiałowa
25    Gospodarka nieruchomościami
26    Gospodarka ruchomymi środkami trwałymi i przedmiotami nietrwałymi trwale wycofanymi z eksploatacji
27    Źródła zaopatrzenia
28    Transport i Łączność
29    Ochrona uczelni
3    FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ
30    Przepisy
31    Sprawozdania finansowewraz z załącznikami
32    Realizacja finansowa
33    Realizacja planów finansowych
34    Księgowość finansowa
35    Rachuba płac
36    Księgowość materiałowa środków trwałych i inwestycji
37    Księgowość syntetyczna i analiza kosztów
38    Inwentaryzacja
39    Dyscyplina i rewizja finansowa
4    STUDIA
40    Założenia organizacyjno-programowe i tok studiów
41    Rekrutacja
42    Studenci
43    Opieka wychowawcza
44    Księgi albumowe studentów
45    Staże asystenckie
46    Studia podyplomowe
47    Studia doktoranckie
48    Nadawanie stopni naukowych
49    Nadawanie tytułów naukowych i nostryfikacja dyplomów
5    BADANIA NAUKOWE
50    Podstawowe zasady organizacji i koordynowania badań naukowych
51    Organizacja badań naukowych
52    Opracowania naukowe
53    Współpraca naukowa krajowa
54    Konferencje naukowe
55    Informacja o badaniach naukowych
56    Popularyzacja wiedzy
6    ZBIORY BIBLIOTECZNE I MUZEALNE DOKUMENTY
60    Plany pracy, sprawozdania. Rada Biblioteczna
61    Gromadzenie zbiorów
62    Ewidencja zbiorów
63    Udostępnianie zbiorów
64    Dokumenty finansowe
65    Dokumentacja naukowa
66    Historia uczelni
67    Zbiory muzealne
7    RGANIZACJA WYDAWNICTW
70    Programy Wydawnictw
71    Teki Wydawnicze
72    Wydawnictwa Poligraficzne
73    Rozpowszechnianie wydawnictw
8    WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ
80    Podstawowe zasady
81    Umowy i porozumienia o współpracy
82    Wyjazdy związane z realizacją umów i porozumień
83    Wyjazdy i przyjazdy w ramach umów i porozumień międzypaństwowych, finansowych ze źródeł zewnętrznych
84    Wyjazdy pracowników PW do pracy za granicą
85    Członkostwo w organizacjach i towarzystwach
86    Studenci
9    SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
90    Przepisy
91    Sprawy mieszkaniowe
92    Dojazdy do pracy
93    Wczasy
94    Zaopatrzenie
95    Opieka zdrowotna
96    Opieka nad rencistami i inwalidami
97    Ubezpieczenia
98    Ochrona pracy

Symbol klasyfikacyjny

Hasło klasyfikacyjne

Kat. dokumentu w komórce

Uwagi
I II III IV   macierzystej innej  
l 2 3 4 5 6 7 8
0       ZARZĄDZANIE      
  00     ORGANY PW      
    000   Senat A Bc  
    001   Komisje senackie A Bc  
    002   Rektor A Bc  
    003   Prorektorzy A Bc  
    004   Komisje rektorskie A Bc  
    005   Dyrektor Administracyjny A Bc  
    006   Rady Wydziałów i Instytutów na prawach wydziału A Bc  
    007   Komisje Rad Wydziałów A Bc  
    008   Dziekan i Dyr. Instytutu na prawach wydziału A Bc  
    009   Prodziekani i Komisje Dziekańskie A Bc  
  01     STRUKTURA I KIEROWNICTWO JEDNOSTEK      
    010   Ogólne zasady prawne A Bc  
    011   Organizacja jednostek działalności podstawowej A Bc  
    012   Kierownictwo jednostek działalności podstawowej A Bc  
    013   Organizacja jednostek administracyjnych i pomocniczych A Bc  
    014   Kierownictwo jednostek administracyjnych i pomocniczych A Bc  
    015   Inne ciała kolegialne A Bc  
    016   Organizacja Biurowości A    
      0160 Przepisy kancelaryjne i archiwalne Archiwum zakładowe A Bc  
  02     PLANY I SPRAWOZDANIA      
    020   Zasady i wytyczne A Bc  
    021   Plany perspektywiczne A B2  
    022   Plany 5-letnie A B  
    023   Plany roczne A B  
    024   Sprawozdania z realizacji planów A B  
    025   Analizy eko nomiczne i inne BE5 Bc  
    026   Statystyka      
  03     OBSŁUGA PRAWNA      
    030   Sprawy cywilne B10 Bc  
    031   Sprawy arbitrażowe B3 Bc  
    032   Opinie i interpretacje prawne BE5 Bc  
  04    

INFORMACJE O DZIAŁALNOŚCI

      
    040   Informacje własne A Bc  
    041   Wycinki z prasy A Bc  
    042   Kroniki i albumy A A  
    043   Inne informacje BE5 Bc  
  05     OBIEG DOKUMENTÓW      
    050   Ewidencja dowodów doręczeń i wpłat pocztowych A Bc  
    051   Instrukcje kancelaryjne A B5  
    052   Ewidencja pieczęci A Bc  
  06     KONTROLA      
    060   Instrukcje A Bc  
    061   Kontrola wewnętrzna Be10 Bc  
    062  

Kontrola zewnętrzna

 A Bc  
    063   Księga kontroli B5 -  
  07     INFORMATYKA      
    070   Projektowanie i koordynacja systemów i programów A Bc  
    071   Bank danych A -  
    072   Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów A Bc  
    073   Przetwarzanie danych BE5 -  
l       KADRY      
  10     Ogólne zasady pracy i płacy A Bc  
    101   Pracownicy działalności podstawowej A Bc  
    101   Pracownicy administracyjni A Bc  
    102   Pracownicy pozostali A    
    103   Zasady wynagradzania i premiowania A Bc  
  11     FUNDUSZ PŁAC l ETATY      
    110   Zasady ogólne A Bc  
    111   Osobowy fundusz płac i etaty A B3  
    112   Bezosobowy fundusz plac i honoraria A Bc  
    113   Analiza wykorzystania funduszu płac i honorariów A Bc  
  12     ZATRUDNIENIE      
    120   Ewidencja osobowa BE50 -  
    121   Angażowanie i zwalnianie pracownika B2 Bc  
    122   Obciążenie pracowników naukowo-dydaktycznych B3 Bc  
    123   Rotacja pracowników naukowo- dydaktycznych B3 Bc  
    124   Karty ewidencyjne BE50 Bc  
    125   Zatrudnienie specjalnych kategorii pracowników B3 Bc  
    126   Opinie B5 Bc  
  13     SZKOLENIE      
    130   Zasady i programy szkolenia A Bc  
    131   Sprawy organizacyjne związane ze szkoleniem Bc Bc  
    132   Staże i praktyki B5 Bc  
  14     DYSCYPLINA PRACY      
    140   Listy obecności Bc Bc  
    141   Absencje Bc Bc  
    142   Urlopy B2 Bc  
    143   Ewidencja delegacji B3 Bc  
  15     INNE SPRAWY OSOBOWE      
    150   Awanse B3 Bc  
    151   Dodatki B3 Bc  
    152   Nagrody B10 Bc  
    153   Odznaczenia B5 Bc  
    154   Sprawy dyscyplinarne B10 Bc  
    155   Kary B10 Bc  
2       ŚRODKI RZECZOWE      
  20     PRZEPISY A Bc  
    200   INWESTYCJE I REMONTY      
  21     Inwestycje budowlane BE5 Bc  
    210   Remonty obiektów budowlanych BE5 Bc  
    211   Inwestycje w zakresie ruchomych środków trwałych BE5 Bc  
    212   Remonty i konserwacje ruchomych środków trwałych i przedmiotów nietrwałych w użytkowaniu będących środkami pracy BE5 Bc  
    213   Założenia programowe dla nowych inwestycji i modernizacji obiektów BE5 Bc  
    214   Dokumentacja projektowo- kosztorysowa BE5 Bc  
  22     ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI      
    220   Nabywanie i zbywanie nieruchomości BE5 Bc  
    221   Przydział i najem lokali na potrzeby uczelni B5 Bc  
    222   Najem i przydział miejsc w Domach Studenckich B3 Bc  
  23     GOSPODARKA NARZĘDZIOWA B5 Bc  
  24     GOSPODARKA MATERIAŁOWA B5 Bc  
  25     GOSPODARKA RUCHOMOŚCIAMI B5 Bc  
  26     GOSPODARKA RUCHOMYMI ŚRODKAMI TRWAŁYMI I PRZEDMIOTAMI NIETRWAŁYMI I PRZEDMIOTAMI NIETRWAŁYMI WYCOFANYMI Z EKSPLOATACJI B5 Bc  
  27     ŹRÓDŁA ZAOPATRZENIA B5 Bc  
  28     TRANSPORT I ŁĄCZNOŚĆ      
    280   Pojazdy mechaniczne B5 Bc  
    281   Eksploatacja własnych środków transportowych B3 B3  
    282   Gospodarka samochodowa B5 Bc  
    283   Eksploatacja środków łączności B3 Bs  
  29     OCHRONA UCZELNI      
    290   Ochrona mienia B5 B3  
    291   Ochrona przeciwpożarowa B5 B3  
    292   Ubezpieczenia rzeczowe B10 Bc  
3       FINANSE l KSIĘGOWOŚĆ      
  30     PRZEPISY A    
  31     SPRAWOZDANIA FINANSOWE WRAZ Z ZAŁĄCZNIKAMI A    
  32     REALIZACJA FINANSOWA      
    320   Obrót gotówkowy B5 Bc  
    321   Obroty bankowe B5 Bc  
    322   Dotacje i pożyczki B5 Bc  
    323   Kredyt bankowy B5    
  33     REALIZACJA PLANÓW FINANSOWYCH B5 Bc  
  34     KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA      
    340   Analiza rozrachunków z pracownikami B5 Bc  
    341   Analiza rozrachunków z dostawcami i odbiorcami B5 Bc  
    342   Analiza rozrachunków z budżetem B10 Bc  
    343   Analiza rozrachunków z tytułu szkód i roszczeń spornych B15 Bc  
    344   Analiza rozrachunków ze studentami z tytułu książeczek mieszkaniowych, stypendiów fundowanych i zwrotnych B15 Bc  
  35     RACHUBA PŁAC      
    350   Polecenia wypłat B5 Bc  
    351   Listy płac osobowego funduszu płac B50 Bc  
    352   Zestawienie składników osobowego funduszu płac B5    
    353   Karty wynagrodzeń B50    
    354   Kontrolki listy płac B50    
    355   Listy wypłat zasiłków płatnych z funduszu ZUS B50    
    356   Dokumentacja zasiłków rodzinnych pracowników zwolnionych i imienne karty zasiłków chorobowych B12 Bc  
    357   Listy płac za prace zlecone płatne z funduszu honorariów i bezosobowego funduszu plac B50 Bc  
    358   Nagrody i stypendia studenckie B12 Bc  
    359   Dokumentacja podatku wyrównawczego B5    
  36     KSIĘGOWOŚĆ MATERIAŁOWA, ŚRODKÓW TRWAŁYCH I INWESTYCJI      
    360   Dowody magazynowe B5   kopie
    361   Dowody w zakresie inwestycji i środków trwałych B5   B2
    362   Dowody w zakresie materiałów i przedmiotów nietrwałych B5    
    363   Rejestr rozliczeń zakupów materiałów B3    
    364   Kartoteki ilościowo-wartościowe BE5    
  37     KSIĘGOWOŚĆ SYNTETYCZNA I ANALIZA KOSZTÓW      
    370   Dowody księgowe B5    
    371   Polecenia księgowania B5    
    372   Kalkulacja kosztów B5    
    373   Analiza kosztów B5    
  38     INWENTARYZACJA      
    380   Spisy inwentaryzacyjne rzeczowych składników majątkowych łącznie z rozliczeniem różnic inwentaryzacyjnych B5    
  39     DYSCYPLINA I REWIZJA FINANSOWA BE5    
4       STUDIA      
  40     ZAŁOŻENIA ORGANIZACYJNO-PROGRAMOWE I TOK STUDIÓW-      
    400   Podstawowe zasady organizacji studiów A Bc  
    401   Organizacja zajęć B3 Bc  
    402   Dokumentacja toku studiów A Bc  
    403   Prace dyplomowe i dyplomy BE5 Bc  
    404   Praktyki, zjazdy B3 Bc  
    405   Studenckie Kola Naukowe, obozy naukowe BE3 Bc  
  41     REKRUTACJA      
    410   Dokumenty kandydatów nie przyjętych na studia BE3    
    411   Egzaminy wstępne i dokumentacja przyjęć na studia A Bc  
    412   Odwołania A Bc  
    413   Obsługa organizacyjno-techniczna Bc Bc  
    414   Korespondencja różna B5 Bc  
  42     STUDENCI      
    420   Dyscyplina studiów B2 Bc  
    421   Świadczenia materialne B3 Bc  
    422   Sprawy dyscyplinarne BE10 Bc  
    423   Sprawy wojskowe B5    
  43     OPIEKA WYCHOWAWCZA B3    
  44     KSIĘGI ALBUMOWE STUDENTÓW      
    440   Księga- album A    
    441   Akta osobowe studentów BE50    
    442   Pomoce ewidencyjne do akt BE50    
    443   Ewidencja wydanych indeksów, legitymacji, książeczek zdrowia B5 Bc  
    444   Zaświadczenia w sprawach osobowych studentów Bc Bc  
  45     STAŻE ASYSTENCKIE BE5 Bc  
  46     STUDIA PODYPLOMOWE A    
  47     STUDIA DOKTORANCKIE      
    470   Programy i plany studiów doktoranckich A Bc  
    471   Organizacja i tok studiów BE5 Bc  
    472   Rekrutacja A Bs  
    473   Akta osobowe, legitymacje, indeksy i zaświadczenia BE50    
    474   Sprawy finansowe A    
    475   Ogólne sprawy obcokrajowców BE5    
    476   Korespondencja ogólna Bc    
  48     NADAWANIE STOPNI NAUKOWYCH      
    480   Przewody doktorskie A Bc  
    481   Księga dyplomów doktorskich A    
    482   Przewody habilitacyjne A Bc  
    483   Księga dyplomów doktora habilitowanego A    
    484   Nadawanie stopni doktora honoris causa A Bc  
    485   Księga dyplomów honoris causa A    
  49     NADAWANIE TYTUŁÓW NAUKOWYCH      
    490   Profesora nadzwyczajnego A Bc  
    491   Profesora zwyczajnego A Bc  
    492   Obsługa organizacyjno-techniczna A Bc  
    493   Nostryfikacja dyplomów A Bc  
5       BADANIA NAUKOWE      
  50     PODSTAWOWE ZASADY ORGANIZACJI I KOORDYNOWANIA BADAŃ NAUKOWYCH BE5 Bc  
  51     ORGANIZACJA BADAŃ NAUKOWYCH A Bc  
  52     OPRACOWANIA NAUKOWE A Bc  
  53     WSPÓŁPRACA NAUKOWA KRAJOWA:
-do kat A zalicza się tylko materiały własne przygotowywane dla tych instytucji, inne jak np. korespondencja, mat, manipulacyjne B5		      
    530   z uczelniami A Bc  
    531   z instytutami naukowymi A Bc  
    532   z towarzystwami i organizacjami A Bc  
    533   z innymi jednostkami gospodarki narodowej B5 Bc  
  54     KONFERENCJE NAUKOWE      
    540   Konferencje, sympozja, zjazdy, seminaria, sesje organizowane przez PW A Bc  
    541   Udział w konferencjach, sympozjach organizowanych przez inne jednostki B5 Bc  
  55     INFORMACJE 0 WYNIKACH BADAŃ NAUKOWYCH A Bc  
  56     POPULARYZACJA WIEDZY      
    560   Odczyty, wykłady, wystawy, pokazy A Bc  
    561   Obsługa techniczna BE5 Bc  
6       ZBIORY BIBLIOTECZNE I MUZEALNE, DOKUMENTY      
  60     PLANY PRACY, SPRAWOZDANIA, RADA BIBLIOTECZNA A    
  61     GROMADZENIE ZBIORÓW BE10    
  62     EWIDENCJA ZBIORÓW A    
  63     UDOSTĘPNIANIE ZBIORÓW B10    
  64     DOKUMENTY FINANSOWE BE10    
  65     DOKUMENTACJA NAUKOWA      
    650   Sprawozdania z wyjazdów zagranicznych A    
    651   Dokumentacja prac naukowo-badawczych PW B15    
  66     HISTORIA UCZELNI      
    660   Piśmiennicze dokumenty archiwalne A    
    661   Wspomnienia pracowników PW (nagrania, dźwiękowe, maszynopisy A    
    662   Nagrania dźwiękowe (inne) BE5    
    663   Filmy historyczne A    
  67     ZBIORY MUZEALNE A    
    670   Konserwacja zbiorów BE5    
7       ORGANIZACJA WYDAWNICTW      
  70     PROGRAM WYDAWNICTW      
    700   Zgłoszenia B3 Bc  
    701   Zbiorcze plany wydawnictw A    
  71     TEKI WYDAWNICZE      
    710   Wydawnictwa ciągłe A    
    711   Wydawnictwa zwarte A    
  72     WYKONANIE POLIGRAFICZNE      
    720   Maszynopisanie, powielanie B3 Bc  
    721   Oprawa, broszurowanie B3 Bc  
  73     ROZPOWSZECHNIANIE WYDAWNICTW B3 Bc  
8       WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ      
  80     PODSTAWOWE ZASADY B10    
  81     UMOWY I POROZUMIENIA 0 WSPÓŁPRACY      
    810   z uczelniami A Bc  
    811   z instytucjami B5 Bc  
    812   z towarzystwami i organizacjami b5 Bc  
    813   z innymi B5 Bc  
  82     WYJAZDY I PRZEJAZDY ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ UMÓW I POROZUMIEŃ 0 BEZPOŚREDNIA WSPÓŁPRACĘ B5 Bc  
  83     WYJAZDY I PRZEJAZDY W RAMACH UMÓW I POROZUMIEŃ MIĘDZYPAŃSTWOWYCH, FINANSOWYCH ZE ŹRÓDEŁ ZEWNĘTRZNYCH B5 Bc  
  84     WYJAZDY PRACOWNIKÓW PW DO PRACY ZA GRANICĘ B5 Bc  
  85     CZŁONKOWSTWO W ORGANIZACJACH I TOWARZYSTWACH A Bc  
  86     STUDENCI      
    861   Studenci PW za granicą BE50 Bc  
    862   Studenci PW zagraniczni w PW BE5 Bc  
9       SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE      
  90     PRZEPISY A Bc  
  91     SPRAWY MIESZKANIOWE:      
    910   - mieszkania lokatorskie B5 Bc  
    911   - dodatkowa powierzchnia mieszkalna B5 Bc  
    912   - w domach studenckich PW B5 Bc  
  92     DOJAZDY DO PRACY Bc Bc  
  93     WCZASY, KOLONIE, TURYSTYKA B5 Bc  
  94     ZAOPATRZENIE      
    940   Ubranie robocze i odzież ochronna B3 Bc  
    941   Stołówki, kluby, przedszkola B3 Bc  
  95     OPIEKA ZDROWOTNA B5 Bc  
  96     OPIEKA NAD RENCISTAMI I INWALIDAMI B5 Bc  
  97     UBEZPIECZENIA      
    970   Przepisy B5 Bc  
    971   Dowody - uprawnienia do zasiłków B5 Bc  
    972   Składki B5    
    973   Legitymacje ubezpieczeniowe B5 Bc  
    974   Ubezpieczenia w PZU b10    
    975   Zasiłki B5    
    976   Renty i emerytury B5    
  98     OCHRONA PRACY      
    980   Przepisy o bezpieczeństwie i ochronie pracy BE5 Bc  
    981   Lustracja obiektów PW B5 Bc  
    982   Środki ochronne BE5 Bc  
    983   Wypadki i choroby zawodowe B10 Bc  
    984   Analiza wypadków: choroby zawodowe A    

OBJAŚNIENIA

000    - protokóły posiedzeń, referaty, wnioski, uchwały, decyzje, sprawozdania z ich realizacji, 001
- dotyczy wszystkich jednostek organizacyjnych miejscowych i zamiejscowych,
0160    - instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, zakres działania archiwum uczelnianego
002 008    - dotyczy kolegiów,
040    - dotyczy wszystkich informacji o działalności PW przekazywanych dla prasy, radia, TV i w obiegu wewnętrznym,
052    - obejmuje również zbiór odcisków pieczęci,
06    - obejmuje protokóły, zarządzenia pokontrolne i sprawozdania,
10    - obejmuje ogólne zasady zatrudnienia w tym; wykazy etatów itp.,
120    - obejmuje teczki zawierające dokumentację przebiegu zatrudnieniapracowników, m.in. podanie o pracę, życiorys, ankietę, opinie, umowę pracę, wraz z późniejszymi zmianami, świadectwa pracy, świadectwa pracy świadectwa szkolenia, awanse, kolejne przyznania stopni i tytułów naukowych i inne ważne dokumenty.Dlakażdego pracownika prowadzi się jedną teczkę.
121    - obejmuje zgłoszenia, skierowania, dane o konkursach i inne ogólne.
122    - imienne i przedmiotowe karty obciążeń, korespondencja dotycząca zwolnień z obowiązującego pensum, itp.
123    - wnioski o przedłużenie zatrudnienia, zmianę stanowiska, zwolnienie z pracy i inne.
125    - młodociani, inwalidzi, renciści,
126    - opinie dotyczące konkretnego pracownika dołącza się do jego teczki akt osobowych /l.2.0./
132    - świadectwa lub kopie o ukończeniu odkłada się do teczki akt osobowych pracownika /l.2.0/
15    - akta lub kopie odkłada się do teczki akt osobowych pracownika /l.2.0./
20    - obowiązujące w uczelni przepisy w zakresie środków rzeczowych.
214    - dotyczy również map pokrewnych terenu PW.
220    - dla każdej nieruchomości prowadzi się odrębną teczkę obejmującą:
korespondencję, dokumentację formalno-prawną i techniczną
28    - teczki pojazdów zawierające dokumentację techniczną pojazdu, kartoteki ogumienia, książkę pojazdu, wykaz remontów, deklarację kierowcy o odpowiedzialności finansowej,
290    - ustalenia władz PW, zezwolenia na pobyt na terenie PW po godz. 16, zezwolenia na wyjazd oraz rejestr przepustek,
291    - kartoteka wyposażenia w sprzęt p.poż. konserwacje sprzętu, meldunki o pożarach, dochodzenia itp.
292    - od ognia, kradzieży, odszkodowania PZU,
342    - podatki
351    - listy płac osobowego funduszu płac, nagród wdrożeniowych i patentów, nagród ministra, nagród płatnych z Uczelnianego Funduszu Nagród (zysk),
353    - imienne karty zbiorcze płac za okresy roczne lub dłuższe ujmujące zarobki za poszczególne miesiące,
360    - faktury, rozdzielniki materiałowe, noty materiałowe,
361    - faktury, dowody OT, PT, MN,
362    - kwity PZ,RW,WZ,MN,ZW
370    - kasowe, bankowe, memoriały, listy płac,
373    - wydruki kosztów w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym, karty otwarcia zlecenia,
400    - także wnioski dotyczące zmian w programie i planów studiów oraz decyzje władz nadrzędnych,
401    - organizacja toku studiów, dyspozycje lokalami dydaktycznymi,
402    - sprawozdania z przebiegu sesji, sprawozdania z egzaminów, zaliczeń, kolokwiów,
403    - prace dyplomowe przechowywane są w jednostkach w których powstają, a po wyznaczonym okresie przechowywania dokonywana jest ich weryfikacja w celu wybrania prac dla dalszego przechowywania lub wykorzystania. Pozostałe prace podlegają brakowaniu.
- ocenę prac wraz z protokołem komisji egzaminacyjnej odkłada się do teczki akt osobowych studenta,
404    - zjazdy związane z działalnością dydaktyczną i wychowaniem poza programem studiów,
410    - również korespondencja dotycząca uzupełnienia dokumentacji kandydata, rejestr kandydatów,
420    - przedkładanie egzaminów, urlopy dziekańskie, odwołania w sprawie studiów, przeniesienia itp.
421    - stołówki i kluby. Opieka zdrowotną, ubezpieczenia,
422    - dla każdej sprawy prowadzi się oddzielną teczkę,
43    - kartoteka, rejestr itp.
441    - dla każdego studenta prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą: podanie, kwestionariusz osobowy, dokumentację egzaminu wstępnego, karty egzaminacyjne, dziennik praktyk, karty wpisowe, ocenę pracy dyplomowej, odpis dyplomu, protokół egzaminu dyplomowego, indeks lub odpis i inne akta o zasadniczym znaczeniu
470    - ramowe i indywidualne,
471    - siatki zajęć oraz sprawy organizacyjne zaliczeń, kolokwiów, egzaminów,
473    - dla każdego doktoranta prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą: podanie, życiorys, kopię dyplomu magisterskiego, koncepcję pracy doktorskiej, recenzje, protokoły egzaminów doktoranckich, protokół komisji z przeprowadzonej obrony pracy, zaświadczenie z nadania stopnia doktora i informacje o przebiegu przewodu doktoranckiego, przysięgę doktorską, kopie dyplomu doktorskiego.
482    - tak jak w 4.7.3.
51    - powołanie zespołów naukowo badawczych,
52    - materiały badawcze w tym dokumentacja techniczna i opracowania końcowe,
540    - program, referaty, protokół z dyskusji itp.
541    - jak w klasie 540
710    - dla każdego tytułu książki, numer czasopisma, zakłada się teczkę, obejmującą kartę wydawniczą, umowę /opracowania autorskie i redakcyjne, opinie i recenzje, interwencje kontrolne, projekty graficzne, 2 egzemplarze wydawnicze, rejestr wydawanych tytułów,
81    - umowa lub porozumienie, plan realizacji i sprawozdanie z wykonania korespondencji,
861    - porozumienia z uczelnią zagraniczną.

§2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

REKTOR
prof. dr hab. Jerzy Woźnicki