Rektora Politechniki Warszawskiej
z dnia 9 września 1999 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla Politechniki Warszawskiej

Na podstawie § 52 pkt l i q Statutu PW, ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. nr 38, poz. 173), Rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U nr 41 poz. 216), Rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (Dz.U. nr 41 poz. 218) oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. nr 121 poz. 591) zarządza się, co następuje.

§1

Wprowadza się instrukcję kancelaryjną dla Politechniki Warszawskiej stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia

§2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

REKTOR
prof. dr hab. Jerzy Woźnicki

1. Celem instrukcji jest ustalenie zasad techniki biurowo-kancelaryjnej i sposobu postępowania z aktami jawnymi w PW oraz ujednolicenie i usprawnienie czynności kancelaryjnej w uczelni.
2. Przedmiotem instrukcji są czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania z aktami w toku pracy bieżącej. Instrukcja normuje cykl obiegu akt od momentu ich wpływu lub powstania wewnątrz jednostki organizacyjnej PW do momentu przekazania do archiwum.
3. Postanowienia instrukcji mają zastosowanie dla wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni
4. Politechnika Warszawska prowadzi system kancelaryjny rzeczowo-rejestrowy w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt, gdzie dziennik podawczy jest dokumentem pomocniczym

Korespondencję przychodzącą i wychodzącą obsługuje POCZTA WEWNĘTRZNA DZIAŁU ADMINISTRACYJNO - GOSPODARCZEGO

I.

1. Przyjmowanie i rozdział korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej oraz ekspedycja przesyłek wychodzących z Uczelni.
2. Obsługa prenumeraty czasopism dla administracji PW.
3. Obsługa centrali teleksowej i faksu.
4. Zamawianie ogłoszeń w prasie.
5. Prowadzenie spraw związanych z zamawianiem, kasacją pieczęci i stempli urzędowych, w, tym sporządzanie rejestrów pieczęci urzędowych PW.
6. Prowadzenie rejestru ksiąg inwentarzowych jednostek organizacyjnych Uczelni.
7. Udzielanie informacji o jednostkach organizacyjnych Uczelni w zakresie objętym informatorami wydanymi w PW, w tym o adresach i telefonach tych jednostek, także osobom i instytucjom spoza Uczelni.
8. Wykonywanie klepsydr na wniosek macierzystej jednostki zmarłego.
9. Przygotowanie danych do kwartalnego obciążania jednostek PW za wysyłkę korespondencji do systemu FK.
10. Wykonanie innych zadań, zgodnie z obowiązującymi w PW zasadami obsługi Uczelni przez Pocztę Wewnętrzną.

II.

1. Poczta wewnętrzna przy frankowaniu i wysyłaniu korespondencji na zewnątrz stosuje się do powszechnie obowiązujących przepisów prawa pocztowego.
2. Przyjmowanie korespondencji do wysyłania odbywa się codziennie z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy w pokoju nr 11 przy ul. Noakowskiego 18/20, klatka A, tel. 6265 lub 6365 w godz. 8-13 do wysyłania w dniu przyjęcia, 13-16 do wysyłania w dniu następnym. Teren Narbutta (południowy) obsługiwany jest przez filię Poczty Wewnętrznej znajdującej się w Gm. Mechaniki Precyzyjnej przy ul. Chodkiewicza 8 (parter), tel. 8222.
3. Za pośrednictwem Poczty jednostki i komórki organizacyjne P.W. mogą wysyłać wyłącznie korespondencję służbową odpowiednio opakowaną (koperty) i opatrzoną dokładnym adresem zwrotnym. W tym celu należy w lewym górnym rogu koperty przystawić pieczęć jednostki lub komórki organizacyjnej.
4. Osoby zlecające wysłanie korespondencji zobowiązane są do wyboru najtańszego sposobu wysyłki, zgodnie z informacjami udzielonymi przez Pocztę.
5. Wszystkie zlecenia dotyczące świadczeń dodatkowych, takich jak "polecony", "lotniczy", "ZPO"/ zwrotne potwierdzenie odbioru/ powinny być uwidocznione na opakowaniu. Świadczenia dodatkowe stosuje się w razie konieczności wynikającej z charakteru korespondencji / "polecony", "ZPO" - oryginały dokumentów, terminowe zamówienia, faktury itp./.
6. Informacja, że przesyłka zawiera książki lub druki (odbitki kserograficzne, afisze) powinna być umieszczona na opakowaniu. Zaleca się używanie sznurka.
7. Poczta Wewnętrzna nie wysyła paczek ani pieniędzy.
8. Jednostki i komórki organizacyjne P.W. mogą korzystać z teleksu: nr 813307 pw pl oraz telefaksu nr 629 29 62 ul. Noakowskiego 18/20 kl. A pok. nr 11, tel. 6411.
9. Koszty zleconych usług ponosi jednostka organizacyjna z nich korzystająca.

III.

1. Korespondencję wpływającą do P.W. poczta przyjmuje i segreguje oraz doręcza przez zespół gońców.
2. W przypadku doręczenia przesyłki zaadresowanej niewłaściwie lub innych powodów nastręczającej wątpliwości jednostka lub komórka organizacyjna, która otrzymała taką przesyłkę zobowiązana jest niezwłocznie zwrócić przesyłkę w oryginalnym opakowaniu z adnotacją: "Nie dotyczy" - ew. uzupełnioną innymi uwagami, lub wskazówkami/, potwierdzoną pieczęcią służbową z podaniem daty zwrotu przesyłki.
3. Poczta wewnętrzna doręcza adresatom w P.W. paczki o wadze do 5 kg. O nadejściu paczek cięższych adresat jest zawiadamiany. Odbiór takich paczek adresat organizuje we własnym zakresie w terminie uzgodnionym z Pocztą.
4. Nie należy się posługiwać adresem P.W. dla prowadzenia korespondencji prywatnej. W przypadku ujawnienia takich praktyk wszelkie koszty ponosi osoba będąca adresatem.
5. Do przyjmowania i otwierania przesyłek poufnych uprawnieni są wyłącznie adresaci/ osoby fizyczne, upoważnieni pracownicy jednostki lub komórki będącej adresatem.
6. Poczta wewnętrzna odpowiada za naruszenie tajemnicy korespondencji na ogólnych zasadach. Poczta nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie tajemnicy imiennie adresowanej korespondencji przez osoby pośredniczące w doręczaniu, nie będące pracownikami Poczty (sekretarki itp.).
7. Wewnętrzny obieg korespondencji (przesyłek) Poczta realizuje przez zespół gońców według poniższych zasad:
   1. wyznaczony goniec odbiera korespondencję z danej jednostki lub komórki organizacyjnej codziennie w godzinach rannych, a doręcza w godzinach popołudniowych. W razie potrzeby czas i częstotliwość odbioru i doręczania korespondencji może być ustalony indywidualnie dla danej jednostki lub komórki przez kierownika Poczty na wniosek kierownika jednostki lub komórki.
   2. jeżeli wymagane jest pokwitowanie odbioru przesyłki przez adresata, goniec wraz z przesyłką powinien otrzymać książkę doręczeń lub rozdzielnik danej jednostki lub komórki, pokwitowanie przesyłek powinno być czytelne. Listy zwykłe nie są przez Pocztę kwitowane.
8. Poczta wewnętrzna przyjmuje do rozprowadzenia pisma otwarte o charakterze zarządzeń, poleceń służbowych, komunikatów, informacji lub instrukcji wyłącznie od Kierownictwa Uczelni - ALMA-LEX lub w przypadku pism Senatu lub członków Senatu z Biura Rektora

POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB LIKWIDACJI KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ, BĄDŹ REORGANIZACJI LUB USTAN1A DZIAŁALNOŚCI POLITECHNIKI WARSZAWSKIEJ

1. W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zorganizowanej komórki organizacyjnej przez prawnego następcę, należy jemu przekazać /na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego/ akta spraw zakończonych. Kopie tego spisu należy przekazać do archiwum zakładowego.
2. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej PW postępowanie z dokumentacją określa paragraf 4 rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. /Dz.U. nr 41. poz. 216/.