Rektora Politechniki Warszawskiej
z dnia 12 września 1998 r.

w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Działowi Administracyjno-Gospodarczemu Na podstawie § 113 ust. 2 Statutu PW zarządza się, co następuje:

§1

Działowi Administracyjno-Gospodarczemu administracji centralnej PW nadaje się Regulamin Organizacyjny, stanowiący załącznik do zarządzenia.

§2

Traci moc zarządzenie nr 46 Rektora PW z dnia 29 listopada 1995 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Działowi Administracyjno-Gospodarczemu.

§3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

R E K T O R
prof. dr hab. Jerzy Woźnicki

PWR-104/98

Załącznik do zarządzenia nr 31
Rektora PW z dnia 12 września 1998 r.

§1

Dział Administracyjno-Gospodarczy jest jednostką organizacyjną Administracji Centralnej w Politechnice Warszawskiej.

§2

Dział Administracyjno-Gospodarczy jest podporządkowany Zastępcy Dyrektora Administracyjnego ds. Technicznych.

§3

Działem Administracyjno-Gospodarczym kieruje kierownik, który ma dwóch zastępców :

1. ds. techniczno - eksploatacyjnych
2. ds. finansowych (działającego z up. gł. księgowego)

§4

Do zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego należy :

1. Obsługa eksploatacyjna budynków będących w administrowaniu działu.
2. Zaopatrzenie jednostek i komórek organizacyjnych PW w materiały do remontów i konserwacji budynków, materiały piśmienne i biurowe, środki czystości i bhp., odzież ochronną itp.
3. Prowadzenie wynajmu pokoi gościnnych w "Pałacyku".
4. Obsługa rezerwacji pokoi gościnnych w obiektach PW.
5. Prowadzenie poczty wewnętrznej Uczelni.
6. Archiwizacja dokumentów Uczelni.
7. 0bsługa administracyjno-organizacyjna posiedzeń i uroczystości organizowanych przez kierownictwo Uczelni.
8. Organizowanie usług transportowych dla Uczelni.
9. Wykonywanie usług fotograficznych, filmowych, telewizyjnych oraz elektroakustycznych dla potrzeb Uczelni.
10. Utrzymanie central telefonicznych.

§5

Za realizację zadań Działu odpowiedzialny jest jego kierownik.

§6

W skład działu wchodzą komórki organizacyjne, których zadania określają §§ od 7 do 19.

§7

1. Prowadzenie spraw finansowych Działu Administracyjno-Gospodarczego.
2. Rozliczanie, ewidencja bezosobowego funduszu płac pracowników obsługujących imprezy organizowane przez dział i innych prac zleconych.
3. Sprawdzanie pod względem merytorycznym i rachunkowym list płac pracowników działu.
4. Realizowanie opłat kosztów eksploatacyjnych (media, telekomunikacja itp.), a następnie dokonywanie obciążeń finansowych jednostek organizacyjnych PW programem FK oraz podmiotów spoza PW. Aktualizacja procentowych udziałów poszczególnych jednostek organizacyjnych PW w powierzchni obiektów do systemu FK, zgodnie z decyzją głównych użytkowników.
5. Przygotowanie i aktualizacja cenników świadczonych usług.
6. Rozliczanie kosztów usług i sporządzanie obciążeń finansowych dotyczących jednostek organizacyjnych PW i kontrahentów PW.
7. Prowadzenie wykazu użytkowników poszczególnych pomieszczeń w budynkach administrowanych przez Dział Administracyjno-Gospodarczy.
8. Prowadzenie rozliczeń rozmów z numerów wewnętrznych, w tym sporządzanie miesięcznych zestawień kosztów dla jednostek organizacyjnych Uczelni oraz danych do systemu FK.

§8

1. Realizowanie zgłoszonych potrzeb przez jednostki PW w zakresie: mebli, sprzętu p.poż., odzieży roboczej, ochronnej, druków, materiałów do konserwacji i remontów obiektów itp.
2. Prowadzenie właściwej gospodarki magazynowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami o gospodarce magazynowej.
3. Zbywanie przedmiotów i materiałów nie wykazujących ruchu magazynowego w okresie 3 lat bądź przeterminowanych, wycofanych z użytkowania, uszkodzonych lub skierowanych do upłynnienia. Zbycie dokonywane jest drogą wyboru najkorzystniejszej oferty cenowej.

§9

1. Prowadzenie gospodarki pojazdami znajdującymi się w ewidencji Działu Administracyjno-Gospodarczego.
2. 0rganizowanie i realizowanie usług transportowych dla jednostek PW wg otrzymywanych zleceń.
3. Wykonywanie wszystkich czynności przewidzianych ustawami, zarządzeniami związanymi z eksploatacją pojazdów działu.
4. Prowadzenie gospodarki środkami trwałymi, przedmiotami nietrwałymi będącymi w dyspozycji sekcji.
5. Przygotowywanie i realizowanie planów zagospodarowania terenów zielonych.
6. Zakup i gospodarka roślinami.
7. Wykonywanie planowej wycinki drzew oraz nowych nasadzeń, gospodarka drzewami itp.
8. Utrzymanie zieleni na Terenie Głównym oraz wokół obiektów administrowanych przez Dział Administracyjno-Gospodarczy poprzez pkt. 6 i 7.
9. Utrzymywanie stałej czystości chodników, dróg, parkingów, terenów zielonych wraz z odśnieżaniem zgodnie z przepisami obowiązującymi w PW.
10. Utrzymywanie w pełnej sprawności sprzętu mechanicznego i ręcznego np. pług, kosiarki.

§10

1. l. Przyjmowanie i rozdział korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej oraz ekspedycja
2. przesyłek wychodzących z Uczelni.
3. Obsługa prenumeraty czasopism dla administracji PW. 3. Obsługa centrali teleksowej i faksu.
4. Zamawianie ogłoszeń w prasie.
5. Prowadzenie spraw związanych z zamawianiem, kasacją pieczęci i stempli urzędowych, w tym sporządzanie rejestrów pieczęci urzędowych PW.
6. Prowadzenie rejestru ksiąg inwentarzowych jednostek organizacyjnych Uczelni.
7. Udzielanie informacji o jednostkach organizacyjnych Uczelni w zakresie objętym informatorami wydanymi w PW, w tym o adresach i telefonach tych jednostek, także osobom i instytucjom spoza Uczelni.
8. Wykonywanie klepsydr na wniosek macierzystej jednostki zmarłego.
9. Przygotowanie danych do kwartalnego obciążania jednostek PW za wysyłkę korespondencji do systemu FK.
10. Wykonywanie innych zadań, zgodnie z obowiązującymi w PW zasadami obsługi Uczelni przez Pocztę Wewnętrzną.

§11

1. Przyjmowanie akt poszczególnych jednostek organizacyjnych PW.
2. Właściwe przechowywanie i zabezpieczenie akt, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Prowadzenie ewidencji przechowywanych dokumentów.
4. Udostępnianie i wypożyczanie akt osobom upoważnionym.
5. Sporządzanie sprawozdań z działalności archiwum.
6. Zabezpieczenie tajemnicy państwowej i służbowej w odniesieniu do materiałów archiwalnych.
7. Przestrzeganie szczegółowych zasad działania archiwum wg przepisów obowiązujących w PW.

§12

Do zadań administracji obiektów będących w administrowaniu Działu Administracyjno-Gospodarczego należy:

1. Nadzór nad właściwą konserwacją budynków wraz z instalacją i urządzeniami technicznymi.
2. Utrzymanie czystości i porządku w obiektach i na terenach przyległych.
3. Uprzątanie śniegu z przyległych terenów oraz określonych części ulic.
4. Wykonywanie nakazów i zaleceń w zakresie BHP oraz ochrony p. pożarowej wydanych przez kierownictwo Uczelni, inspektorów pracy, Sanepid i inne upoważnione organy.
5. Zabezpieczenie mienia w obiekcie.
6. Planowanie i wnioskowanie zakupów przedmiotów stanowiących wyposażenie gmachów, urządzeń pomocniczych, wyposażenia pracowników, środków czystości itp.
7. Prowadzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami ksiąg inwentarzowych i gromadzenie dowodów stanowiących podstawę wpisu do ksiąg.
8. Znakowanie inwentarza, umieszczanie wywieszek inwentarzowych w pomieszczeniach budynków, prowadzenie kart ewidencyjnych i innych określonych przepisami.
9. Planowanie i wnioskowanie remontów podległych obiektów.
10. Uczestnictwo w komisjach odbioru prac remontowych i konserwacyjnych.
11. Przyjmowanie i przekazywanie właściwym wykonawcom zgłoszeń dotyczących awarii instalacji i urządzeń oraz nadzór nad ich usuwaniem.
12. Obsługa techniczno-porządkowa organizowanych w obiekcie zjazdów, konferencji, uroczystości i innych imprez.
13. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie prac administracyjno-gospodarczych.
14. Odpowiedzialność za właściwy stan obiektu, zgłaszanie do przełożonych wszelkich związanych z tym wniosków i potrzeb.

§13

1. l. Wykonywanie prac fotograficznych, filmowych, telewizyjnych i elektroakustycznych stosownie do wymagań dydaktyki prowadzonej w PW.
2. Wykonywanie różnych prac objętych ww. zakresem dla badań i tematów naukowo-badawczych realizowanych przez Wydziały, na potrzeby kierownictwa i administracji Uczelni oraz organizacji działających w PW (np. nagłaśnianie imprez w obiektach PW i poza nimi).
3. Prowadzenie ogólnego nadzoru nad eksploatacją posiadanego sprzętu, instruktażu obsługi, konserwacji (w miarę możliwości).

§14

1. Prowadzenie dziennika podawczego korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
2. Przyjmowanie i wysyłanie bieżącej korespondencji poprzez Pocztę Wewnętrzna,
3. Przekazywanie korespondencji do komórek organizacyjnych działu zgodnie z dekretacją. kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego.
4. Prowadzenie rejestru zarządzeń dotyczących Szkoły oraz aktów normatywno-prawnych.
5. Obsługa faxu, kserokopiarki.
6. Przekazywanie zwolnień lekarskich do Biura Spraw Osobowych,
7. Załatwianie formalności związanych z zatrudnieniem pracowników fizycznych i umysłowych działu.
8. Prowadzenie ewidencji pracowników fizycznych.
9. Prowadzenie teczek kopii akt pracowników działu.
10. Zgłaszanie do BSO potrzeb zatrudnienia nowych pracowników.
11. Sporządzanie wniosków o przeniesienie, przedłużenia umów o pracę, zmiana stanowiska itp.
12. Sporządzanie planów urlopów wypoczynkowych pracowników umysłowych działu i kontrola ich wykorzystania.
13. Załatwianie formalności rozwiązywania umowy o pracę pracowników działu.
14. Przekazywanie list płac pracowników fizycznych do Kwestury, gromadzenie kopii tych list w dziale.

§15

Do zadań stanowiska należy :

1. Prowadzenie rejestru i sporządzanie umów na:
   • dostawę gazu, energii elektrycznej, cieplnej oraz wody,
   • wywóz nieczystości,
   • dzierżawę pomieszczeń w obiektach obcych,
   • remont i konserwację dźwigów towarowo-osobowych,
   • czyszczenie przewodów kominowych i wentylacyjnych,
   • inne usługi.
   • Wynajem sal na imprezy w budynkach administrowanych przez Dział Administracyjno-Gospodarczy:

     - Dużej Auli w Gmachu Głównym
     - Małej Auli w Gmachu Głównym
     - sal wykładowych, audytoryjnych i konferencyjnych.

2. Sporządzanie kosztorysów i potwierdzeń wynajmowanych sal.
3. Kompletowanie pełnej dokumentacji wymaganej przy wynajmie sal na imprezy i przechowywanie jej przez okres co najmniej 3 lat.
4. Współdziałanie z Inspektoratem Ochrony Przeciwpożarowej, Inspektoratem Ochrony Mienia i Głównym Energetykiem w zakresie wynajmu sal na imprezy, (wystawy, konferencje itp.).
5. Sporządzanie obciążeń finansowych związanych z imprezami.
6. Sporządzanie umów w sprawie udostępniania pomieszczeń w budynkach administrowanych przez Dział Administracyjno-Gospodarczy i Domy Studenckie oraz przekazywanie ich do realizacji właściwym użytkownikom, zgodnie z przepisami obowiązującymi w PW.
7. Prowadzenie rejestru wszystkich umów w sprawie udostępnienia pomieszczeń w PW.
8. Zbieranie i przekazywanie danych dotyczących wynajętej powierzchni PW w celu opłaty podatku od nieruchomości.