Rektora Politechniki Warszawskiej
z dnia 9 czerwca 1997 r.

w sprawie zakresu zadań Biura Rektora oraz utworzenia i zakresu zadań Sekretariatu Dyrektora Administracyjnego

  Na podstawie § 113 ust. 2 Statutu PW oraz § 10 ust. l i § 11 ust. l Regulaminu Organizacyjnego PW zarządza się, co następuje:

§1

1. W administracji centralnej działa jednostka organizacyjna pod nazwą Biuro Rektora, zwana dalej Biurem.
2. Biurem kieruje Kierownik Biura.
3. Do zadań Biura należy:
1. obsługa organizacyjna i administracyjna Rektora, Prorektorów, Senatu oraz komisji senackich i rektorskich, w zakresie ich kompetencji, w tym:
• obsługa kancelaryjna i prowadzenie sekretariatów Rektora i Prorektorów,
• przygotowywanie, stosownie do potrzeb, projektów dokumentów, ewentualne konsultowanie ich z obsługą prawną Uczelni i redakcyjne opracowywanie,
• obsługa kancelaryjna działań Rektora związanych z wykonywaniem funkcji na rzecz szkolnictwa wyższego i polityki edukacyjnej Państwa,
• organizowanie spotkań okolicznościowych z udziałem Rektora i Prorektorów, przygotowywanie i wysyłanie korespondencji okolicznościowej oraz prowadzenie i aktualizacja list adresowych,
• obsługa konkursów uczelnianych, jeżeli wymaga to zaangażowania Rektora lub Prorektorów,
• inicjowanie działań związanych z nadawaniem biegu sprawom objętym uchwałami Senatu, w tym przygotowywanie założeń odpowiednich aktów wykonawczych,
2. obsługa kontaktów zagranicznych Rektora i Prorektorów, w tym:
   • przygotowywanie korespondencji zagranicznej Rektora i Prorektorów,
   • nadzór nad przygotowywaniem wyjazdów zagranicznych Rektora i Prorektorów oraz współdziałanie w tym zakresie z Biurem Współpracy z Zagranicą ,
   • organizacja, razem z BWZ wizyt gości Rektora i Prorektorów,
3. przekazywanie uchwał Senatu oraz poleceń i decyzji Rektora jednostkom (komórkom) organizacyjnym i osobom, których one dotyczą oraz innym zainteresowanym,
4. wykonywanie czynności rzecznika prasowego Uczelni, w tym:
   • gromadzenie, opracowywanie i upowszechnianie informacji o działalności Uczelni, organizowanie konferencji prasowych, promowanie Uczelni w mediach, w szczególności propagowanie jej osiągnięć naukowych i innych,
   • opracowanie redakcyjne biuletynu informacyjnego Politechniki Warszawskiej,
   • redagowanie informacji wprowadzanych na strony www. Internetu,
   • uczestniczenie w posiedzeniach Senatu,
   • dokumentowanie wystąpień publicznych Rektora ,
   • przygotowywanie i redagowanie tekstów na życzenie Rektora i Prorektorów,
   • przygotowywanie przeglądów prasy w sprawach mających istotne znaczenie dla Uczelni,
   • współudział w przygotowywaniu materiałów informacyjnych o Politechnice,
5. doradztwo prawne na rzecz Rektora, Prorektorów oraz przewodniczących komisji senackich i rektorskich,
6. redakcyjne opracowywanie sprawozdań Rektora z działalności PW, zlecanie ich druku oraz gromadzenie zbioru sprawozdań,
7. obsługa Uczelnianej Komisji Wyborczej, w tym:
• prowadzenie Kancelarii Komisji,
• przechowywanie dokumentów dotyczących wyborów, w tym aktów stwierdzenia wyboru,
8. organizowanie inauguracji roku akademickiego, promocji doktorskich oraz innych uroczystości i spotkań, w tym:
   • opracowywanie scenariuszy,
   • przygotowywanie i aktualizacja list adresowych gości oraz redagowanie i wysyłanie zaproszeń ,
9. ścisła współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie obsługi Rektora i Prorektorów, w tym z Sekretariatem Dyrektora Administracy jnego.
4. W ramach Biura Rektora działają:
   1. rzecznik prasowy,
   2. radca prawny;

   Powyższe samodzielne stanowiska pracy me rytorycznie podlegają bezpośrednio Rektorowi, a w sprawach administracyjnych kierownikowi Biura.

§2

1. W administracji centralnej tworzy się jednostkę organizacyjną pod nazwą Sekretariat Dyrektora Administracyjnego, zwaną dalej Sekretariatem.
2. Do zadań Sekretariatu należy obsługa kancelaryjna:
1. dyrektora administracyjnego,
2. zastępców dyrektora administracyjnego, z wyjątkiem zastępcy ds. Ośrodka Naukowo-Dydaktycznego w Płocku,
3. komisji rektorskich nie obsługiwanych przez inne jednostki administracyjne,
4. uczelnianych organów działających w Uczelni organizacji związkowych,
5. podmiotów, których obsługę kancelaryjną wykonuje Uczelnia na podstawie umów i porozumień, o ile te umowy nie stanowią inaczej,
6. w określonym zakresie osób wskazanych przez Rektora lub Dyrektora Adm inistracyjnego wykonujących zadania o charakterze ogólnouczelnianym o istotnym znaczeniu dla PW.
3. Sekretariat przy realizacji zadań ściśle współpracuje z Biurem Rektora.

§ 3

Obsługa kancelaryjna, o której mowa w § l i § 2, obejmuje w szczególności:

1. przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, w tym rozdział korespondencji przychodzącej oraz przygotowywanie korespondencji wychodzącej do podpisu przez właściwe osoby,
2. ewidencja i przechowywanie korespondencji,
3. przyjmowanie interesantów,
4. dbanie o właściwy poziom techniczny oraz eksploatację i konserwację urządzeń biurowych , w tym środków łączności oraz urządzeń służących do tworzenia, powielania, archiwizacji i niszczenia dokumentów,
5. dbanie o estetykę pomieszczeń, w których wykonywana jest obsługa kancelaryjna.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

REKTOR
prof. dr hab. Jerzy Woźnicki

PWR-73/97